Eventos híbridos: Ventajas y tecnología necesaria

11 Nov 2021

Los eventos híbridos han dejado de ser un recurso provisional. Primero fue el evento online, la tabla de salvación en plena pandemia. Con el tiempo la combinación de éste con la tímida vuelta de presencial, nos llevó al evento híbrido como la solución más adecuada.

Nos hemos acostumbrado a su dinámica y valoramos sus múltiples ventajas por lo que no tiene sentido prescindir de ellos: El evento híbrido nos permite mayor cobertura, más dinamismo y más rentabilidad. Han llegado para quedarse tanto en el ámbito formativo como en los eventos corporativos.

Un evento híbrido es todo aquel que se realice tanto de forma presencial como de forma virtual. Básicamente, se trata de eventos a los que es posible asistir tanto en una localización física como también de forma digital, por medio de una plataforma de eventos online o software específico para eventos y congresos en el cuál a la retransmisión en directo el evento, se añaden algunos aspectos de interacción entre asistentes.
Ventajas de los eventos híbridos.

El valor fundamental del evento híbrido es el amplio alcance de público con el que puedes llegar a tener con este modelo. Los problemas para albergar a un número elevado de asistentes desaparecen en este nuevo concepto, porque según la plataforma que elijas puedes llegar hasta los 10.000 asistentes o más.

 

evento virtual

 

A esta idea principal podemos sumar cualquiera de las ventajas que de por si tiene un evento online y algunas más:

Ahorro de tiempo y dinero al no haber tantos desplazamientos: Esto supondrá una mayor cantidad de ingresos al disminuir los gastos de producción. Conclusión, mayor retorno de la inversión.
Cuota online más económica: Las cuotas online son sensiblemente inferiores a las presenciales.

Alcance geográfico sin limites: Cualquier persona que tenga a su alcance un dispositivo digital y acceso a internet, podrá asistir a tu evento híbrido sin mayores complicaciones. Lo único que hay que tener en cuenta es la zona horaria de la transmisión con respecto a la ubicación de los asistentes, pero esto puede resolverse con la disponibilidad casi inmediata de la grabación del evento.

Interacciones al momento: En un evento híbrido el asistente online puede ir haciendo preguntas durante la charla que posteriormente pueden ser respondidas (en función de si hay muchas). También cabe la posibilidad de interactuar entre los asistentes online y presencial en el chat que se habilita.

Grabación inmediata: Con una plataforma especializada en eventos online es posible acceder de forma inmediata o en pocas horas a la grabación de tu evento, esto también supone un valor añadido con respecto a los eventos presenciales tradicionales. Es cierto que también se graban los eventos presenciales, pero este proceso lleva más tiempo y además requerirá una edición que llevará más de unas horas.

Disponibilidad de los vídeos casi inmediatamente después del evento: Puedes ver los vídeos sin problemas accediendo directamente al contenido que te intereseMayor impacto en redes sociales, consecuencia directa de la mayor asistencia de público.

Medición del alcance y valoraciones: Posibilidad de medir el alcance y la opinión de los asistentes tanto presenciales como online.

Conectar con un nuevo público, más amplio y heterogéneo, que se siente muy cómodo con el uso de las nuevas tecnologías.

 

plataforma online congresos

 

Una vez conocidas las ventajas, lo que necesitamos saber cómo podemos abordar un evento de estas características:

¿QUÉ TECNOLOGÍA NECESITA UN EVENTO HÍBRIDO?

Profundizando un poco más, un evento híbrido utiliza tecnología que ofrece a la audiencia online la experiencia de un evento, de tal forma que tanto la audiencia virtual y los asistentes presenciales puedan disfrutar de un evento coherente, de la mejor forma posible, pero ofreciendo experiencias diferenciadas.

La clave está en qué en los eventos híbridos, los espectadores online deben poder participar en el evento de la misma manera en que lo hacen los asistentes en vivo. Esto implica tanto su participación en las sesiones de preguntas y respuestas como la interacción con los presentadores y ponentes o con otros asistentes.

Todo este procedimiento se ha de apoyar sobre una base tecnológica estable y potente, contar con una plataforma online diseñada específicamente para la gestión y realización de este tipo de eventos es vital.

Además de este software específico, la otra parte fundamental para resolver un evento híbrido con plenas garantías es el contar con los elementos necesarios para la grabación de las ponencias. Como mínimo necesitaremos dos técnicos y Y equipamiento técnico como: cámaras robotizadas, herramientas de realización, equipos de sonido e iluminación…

El hecho de utilizar cámaras robotizadas (dependerán del número de salas que retransmitan al mismo tiempo). El hecho de que sean robotizadas tiene el objetivo de reducir al mínimo el número de operadores de cámara que lógicamente incrementan el coste total.

Existen en el mercado softwares gratuitos o de pago según número de usuarios, como por ejemplo Zoom, pero no pueden personalizarse no disponen ni de la riqueza operativa ni de las múltiples funcionalidades que nos proporcionará una plataforma de gestión de eventos propia.

PLATAFORMA ONLINE PARA LA GESTIÓN DE EVENTOS HÍBRIDOS

En Onsite contamos con un software propio para la gestión y realización de eventos online e híbridos, con capacidad para emitir en streaming las diferentes salas del evento
del evento: una emisión sin cortes, con la mejor calidad y con los mejores equipos de broadcast.

Lo más operativo será el poder disponer de una plataforma propia para poder realizar un evento online o híbrido mostrando una experiencia muy próxima a la realidad: Exposición comercial, salas de conferencias, chat interactivo, votaciones y contenidos bajo demanda.

 

plataforma congreso virtual

 

Otros aspectos de la plataforma de eventos online son:

Networking online.

Se puede establecer el contacto virtual y chatear en directo con el resto de participantes para enriquecer la experiencia de asistencia al evento.
Reuniones 1to1. Se pueden solicitar reuniones a los participantes desde dentro de la propia plataforma.

Información detallada del Programa del evento

El asistente tiene la oportunidad de visualizar el programa con un desglose al detalle de fechas, horarios, temática, participaciones y cambios que puedan darse sobre la marcha.

Información detallada sobre ponentes

Mediante una una ficha personalizada de cada ponente con su imagen, información de sus intervenciones y otros datos de interés.

Virtual bag o bolsa del congresista virtual

Bolsa de documentos, vídeos y contenidos del congreso que cada asistente podrá gestionar como prefiera. Además, los organizadores podrán colgar contenidos previos al evento.

Informes de asistencia

Generación de informes de asistencia a las sesiones (virtuales y presenciales) para la generación de certificados de asistencia o de créditos.

Zona E-póster

Espacio virtual para la visualización de las comunicaciones póster del evento. Estas comunicaciones se podrán votar y podrás contactar con el autor de las mismas desde la propia plataforma.

Calendario personalizado

Cada asistente dispone de un Calendario propio donde podrá gestionar sus citas 1to1 y guardarse sus sesiones favoritas del congreso.

 

sala evento online

 

Pero no se trata solo del tiempo que dure del evento en sí o la propia emisión del mismo en streaming, una plataforma online para eventos híbridos debe integrar operaciones previas o posteriores al mismo: Gestión de pagos y facturación, formularios de registro, comunicaciones, control de asistencia, encuestas, o la posibilidad de ver cualquier ponencia una vez concluido el evento.

Otra ventaja de disponer de una plataforma propia para eventos híbridos es que siempre podremos personalizar el evento o el congreso con la imagen de la empresa organizadora:

Stands 100% personalizables: Con capacidad para descarga de contenidos a demanda o chat dentro del propio stand. Generación de informes de asistencia a stands.

Salas personalizadas, incluyendo por ejemplo en el diseño de la sala todo el branding del colaborador que tenga que exponer o dar una ponencia en cada sala concreta.

Personalización de cualquier lugar de la plataforma con el logo o la imagen de los diferentes colaboradores.

En resumen, si contamos con la tecnología necesaria y un equipo, tanto humano como técnico, que sepa implementarla, los eventos híbridos se nos presentan como una oportunidad para conseguir un alcance mucho más amplio, y nos abren un abanico de posibilidades que enriquecen cualquier evento en todos sus ámbitos.

Si crees que nuestra tecnología para eventos online puede ayudarte para poner en marcha un evento híbrido, contáctanos y estaremos encantados de leerte o escucharte.