La gestión de sociedades científicas​ tiene bastante de trabajo de precisión: altas, bajas, cuotas, documentación, grupos de trabajo, formación, certificados, eventos… Y todo tiene que estar actualizado, accesible para quien corresponde y en su sitio.

El problema empieza cuando para conseguirlo hay que encadenar comprobaciones, consultar diferentes fuentes o depender de que alguien recuerde exactamente cómo se hacía “aquello”.

Una buena gestión empieza mucho antes que el software. Empieza por ordenar procesos, responsabilidades e información para que la tecnología pueda hacer realmente su trabajo.

1. Tener claro qué proceso sigue cada cosa

Antes de hablar de herramientas hay que hablar de organización.

¿Qué ocurre cuando entra una nueva solicitud de socio? ¿Quién la valida? ¿Qué pasa si una cuota queda pendiente? ¿Cómo cambia alguien de categoría? ¿Quién puede consultar determinados documentos? Si el proceso no está claro, digitalizarlo tampoco lo arregla.

Una buena gestión parte de definir reglas, responsables y excepciones. Después, la tecnología puede ayudar a aplicarlas de forma más rápida y consistente. Porque automatizar un proceso caótico solo consigue una cosa: tener caos a mayor velocidad.

2. Una ficha de socio que sea algo más que una agenda

Nombre, email, teléfono y número de socio son importantes. Pero cuentan bastante poco sobre la relación real de una persona con la sociedad.

Con biPeek puede consultarse desde un mismo registro información como:

• Cuotas y facturas.
• Tipología y estado del socio.
• Actividades formativas.
• Certificados.
• Participación en grupos de trabajo.

El socio deja de ser una fila para tener contexto. Así resulta más sencillo conocer su historial y seguir su relación con la organización sin tener que consultar diferentes registros cada vez.

3. Automatizar lo previsible, controlar las excepciones

Hay tareas que necesitan criterio humano. Y otras que se repiten siguiendo unas reglas perfectamente definidas. No parece muy eficiente tratarlas de la misma manera. Determinados estados, cambios de categoría, recordatorios y procesos relacionados con cuotas y morosidad pueden gestionarse mediante reglas configuradas previamente.

Automatizar no significa perder control, sino usarlo mejor. La secretaría continúa supervisando el proceso y resolviendo las excepciones, pero puede reducir el tiempo dedicado a comprobaciones repetitivas que el sistema es capaz de gestionar.

4. Que la gestión económica no viva en otro planeta

Las cuotas son uno de esos procesos capaces de generar bastante más trabajo del que parece: remesas, devoluciones, impagados, facturas y traslado de información a contabilidad.

Un software como biPeek permite:

• Generar remesas SEPA.
• Gestionar procesos relacionados con impagados.
• Trabajar con exportaciones contables a A3 y Sage 50.
• Gestionar centros de coste por actividad.
• Gestionar procesos de facturación y exportación contable desde la plataforma.

El ERP puede seguir siendo el ERP. No se trata de sustituir obligatoriamente las herramientas contables existentes, sino de conseguir que la gestión económica de la sociedad esté mejor coordinada con el resto de procesos y requiera menos pasos intermedios.

5. Información accesible, pero no para cualquiera

Una sociedad genera documentación con necesidades de acceso muy diferentes: actas, guías, materiales internos, publicaciones o contenidos específicos de determinados grupos.

Centralizar la gestión de sociedades científicas​ no significa meterlo todo en el mismo cajón y darle la llave a todo el mundo, significa hacer posible:

• Organizar documentación por categorías.
• Definir contenidos públicos o restringidos.
• Limitar el acceso según la tipología de socio.
• Vincular documentación a determinados grupos de trabajo.
• Gestionar los miembros de cada grupo.

Cada usuario debería ver solo lo que le corresponde. Así, la información puede estar centralizada y resultar más sencilla de gestionar sin perder el control sobre quién puede acceder a cada contenido.

6. Dar autonomía sin perder la visión global

Las sociedades científicas no son estructuras planas. Conviven juntas, comités, grupos de trabajo y áreas temáticas con necesidades y actividades propias.

El reto está en proporcionar autonomía sin convertir a la secretaría en intermediaria para absolutamente todo. Crear grupos de trabajo, asignar socios, organizar documentación específica y gestionar diferentes aspectos de su actividad manteniendo una visión global desde la plataforma. Autonomía para los grupos, visibilidad para la secretaría.

Cuanto mejor estructurada esté esta relación, más fácil será reducir coordinaciones paralelas y mantener la información al día.

Una buena gestión no consiste en hacer más cosas

La mejor gestión de sociedades científicas​ consiste en conseguir que cada proceso tenga su sitio, que la información esté relacionada y que las tareas repetitivas no consuman más tiempo del necesario.

No se trata de automatizar por automatizar ni de convertir la sociedad en una nave espacial. Se trata de tener información accesible, procesos bien estructurados y más control sobre la operativa diaria. Una sociedad puede tener mucha actividad sin que su gestión tenga que convertirse en una carrera de obstáculos.

¿Tu equipo sigue dedicando demasiado tiempo a coordinar tareas, comprobar información y resolver procesos repetitivos? En Onsite te ayudamos a implantar biPeek de acuerdo con vuestra forma de trabajar para conseguir una gestión más ordenada, ágil y preparada para crecer.