El concepto de “valor como elemento diferenciador” es un mantra que resuena en cualquier conversación de marketing. Detrás de esta frase se esconde una de las premisas fundamentales que aplicamos en todos nuestros proyectos:

“Hagamos que nuestras soluciones sean realmente útiles”.

Esta frase tan obvia simplemente refleja nuestra obsesión por mejorar la experiencia del usuario, y de paso, diferenciar nuestras soluciones de la competencia.

6 pasos para añadir valor a tu evento

Veamos un ejemplo práctico para entender cómo funciona este principio y cómo podemos añadir valor a cada paso. Pongámonos en situación. Queremos controlar el acceso de los asistentes a un evento.

Paso 1: La gestión de inscripciones

Podríamos optar por la solución básica de imprimir acreditaciones basándonos en un listado Excel. Sin embargo, podemos empezar a añadir valor desde el inicio:

Utilicemos una plataforma software de gestión de inscripciones en lugar de un Excel.

Esta plataforma nos puede permitir recopilar todos los datos necesarios de los asistentes de manera correcta, evitando errores típicos del manejo de Excel. Además, podremos informar a los usuarios sobre cómo se tratarán sus datos, garantizando transparencia y cumpliendo con la normativa de protección de datos.

¡Valor añadido! mejoramos la precisión, reducimos los errores y aumentamos la confianza del usuario.

Paso 2: La distribución de acreditaciones

Ya tenemos nuestra lista de usuarios gestionada de manera eficiente. El siguiente paso es proporcionarles sus acreditaciones.

De nuevo, la solución básica sería imprimirlas y entregarlas en el evento. Pero, nuevamente, podemos añadir más valor.

Enviemos las acreditaciones personalizadas por correo electrónico para que cada asistente pueda imprimirla o usarla desde su móvil.

¡Valor añadido! Al permitir que los asistentes lleven sus acreditaciones digitales, eliminamos las largas colas y tiempos de espera en la entrada del evento. El usuario puede simplemente llegar y mostrar su acreditación en el móvil.

Paso 3: El control de acceso

Llegado el momento del evento, debemos decidir cómo permitiremos el acceso de los usuarios. Una opción básica sería cotejar las acreditaciones con una lista impresa. Sin embargo, existe una forma mucho más eficaz de añadir valor:

Usemos una aplicación móvil para verificar las acreditaciones.

¡Valor añadido! Esta aplicación nos puede permitir acceder a la información actualizada del asistente en tiempo real, algo que no podemos hacer con una lista impresa. Si un asistente ha realizado algún cambio de última hora, la aplicación lo reflejará inmediatamente.

Ganamos en flexibilidad y la actualización de datos en tiempo real, volvemos a evitar problemas y retrasos innecesarios.

Paso 4: Cuantificación

Supongamos que nuestro objetivo no es solo controlar el acceso, sino también saber cuánta gente ha asistido y cuánto tiempo ha permanecido en nuestro evento.

La misma aplicación podría ser utilizada, pero podemos dar un paso más para maximizar el valor:

Implementemos un sistema de lectura de las acreditaciones usando tecnología RFID.

Usando lectores RFID adecuados, los asistentes pasan por los puntos de control sin necesidad de detenerse. El acceso al recinto se vuelve mucho más fluido y menos intrusivo, eliminamos colas y mejoramos la experiencia del usuario.

¡Valor añadido! Maximizamos la fluidez del acceso y la precisión en la recopilación de datos, optimizando tanto la experiencia del usuario como la eficiencia del evento.

Paso 5: Optimización

Más allá del acceso y la cuantificación, podemos seguir añadiendo valor en otros aspectos del evento.

Usemos las mismas acreditaciones para facilitar interacciones adicionales dentro del evento, como el acceso a áreas VIP, control de asistencia a sesiones específicas o toma de contactos entre asistentes y expositores.

Esto permite a los organizadores personalizar aún más la experiencia del asistente, ofreciendo servicios premium y facilitando todas las interacciones dentro del evento.

¡Valor añadido! Los usuarios disfrutan de un evento más organizado y adaptado a sus necesidades.

Personalización y comodidad que dan como resultado una experiencia superior y sin fricciones.

Paso 6: Análisis y retroalimentación

Finalmente, después del evento podemos analizar todos los datos recopilados en la plataforma de gestión.
Con estos datos, se puede obtener información valiosa sobre la asistencia, el comportamiento de los usuarios y la eficacia de las diferentes áreas del evento.

Esto no solo ayuda a medir el éxito del evento, sino que también proporciona insights cruciales para mejorar futuros eventos.

¡Valor añadido! Incremento de la capacidad de análisis y mejora continua, asegurando que cada evento sea mejor que el anterior.

Añadir valor a tu evento con la tecnología de Onsite

Este es un simple ejemplo de cómo podemos convertir el sencillo hecho de imprimir una acreditación en una cadena de valor que haga que nuestra solución sea realmente útil.  Desde la gestión inicial de inscripciones hasta la retroalimentación post-evento, cada paso está diseñado para maximizar el valor para los usuarios y organizadores. El verdadero poder del valor añadido radica en su capacidad para transformar lo ordinario en extraordinario, creando experiencias inolvidables y eficaces para todos los involucrados.

Si lo que quieres es crear una experiencia única en lugar de un evento más, entonces cuéntanos tu idea y te diremos cómo puede ayudarte la tecnología de Onsite a conseguirlo.