La información de los socios está en una plataforma. Las cuotas, en otro sistema. Las inscripciones y certificados siguen su propio camino. Y, cuando llega el momento de preparar un informe, alguien tiene que reunir todas las piezas.

Utilizar varias herramientas no es necesariamente un problema. La dificultad aparece cuando no intercambian información, obligan a introducir los mismos datos varias veces o generan dudas sobre cuál contiene la versión correcta.

Eso es la fragmentación de datos: un conjunto de soluciones útiles que, al no estar correctamente conectadas, termina frenando la eficiencia de la organización.

Cuando los datos existen, pero están dispersos

Una sociedad científica genera información sobre socios, cuotas, facturas, formación, congresos, certificados y grupos de trabajo. Cuando estos datos están repartidos entre diferentes sistemas, una consulta sencilla puede exigir revisar varias plataformas o solicitar información a distintos departamentos.

La fragmentación no provoca errores de manera automática, pero sí aumenta el riesgo de:

• Registros duplicados o desactualizados.
• Diferencias entre distintas fuentes.
• Informes que requieren comprobaciones manuales.
• Dependencia de personas que saben dónde está cada dato.

Cuanto más crece la actividad de la sociedad, más difícil resulta mantener este modelo bajo control.

Centralizar, integrar o sustituir: no es lo mismo

Resolver la fragmentación no significa reemplazar todos los programas por una única plataforma.

Centralizar consiste en establecer un núcleo principal para gestionar la información esencial. Integrar permite conectar ese núcleo con otras herramientas para compartir datos, siempre que lo permitan las conexiones y sistemas contemplados en cada proyecto. Sustituir implica retirar una solución y trasladar sus funciones a otra.

Una sociedad puede mantener, por ejemplo, su ERP contable y utilizar biPeek para gestionar socios, cuotas, actividades o certificados. Lo importante es definir qué sistema controla cada dato y evitar que las herramientas funcionen como islas.

Una visión más completa del socio

La relación de una persona con la sociedad va mucho más allá de sus datos de contacto. También incluye su situación respecto a las cuotas, las actividades en las que ha participado, la formación realizada, los certificados obtenidos o los grupos de trabajo a los que pertenece.

Conectar esta información permite consultar un historial más completo, atender consultas con mayor rapidez, identificar diferentes públicos y preparar comunicaciones más relevantes.

Una centralización bien planteada puede reducir las duplicidades y facilitar que el equipo trabaje sobre una fuente común.

Centralizar también exige control

Reunir la información en un mismo ecosistema no significa que todo el equipo deba tener acceso a todos los datos.

Una gestión rigurosa requiere definir:

• Qué información se considera oficial.
• Quién puede consultarla o modificarla.
• Cómo se registran los cambios.
• Durante cuánto tiempo debe conservarse.

Los permisos deben adaptarse a las responsabilidades de cada usuario y respetar los principios del RGPD. Centralizar no consiste en acumular información, sino en organizarla, protegerla y utilizar únicamente los datos necesarios.

El software puede facilitar esta gestión, pero el cumplimiento también depende de las políticas y medidas organizativas adoptadas por la propia sociedad.

Cómo reducir la fragmentación sin detener la actividad

No es necesario sustituir todos los sistemas de un día para otro. El primer paso es identificar qué herramientas se utilizan, qué información contiene cada una y dónde se producen duplicidades o tareas manuales. Después, se puede definir una fuente principal para cada dato y priorizar los procesos que generan más carga administrativa.

La implantación puede realizarse por fases, comenzando por los procesos que generan más carga administrativa o más incidencias.

También es necesario formar al equipo y establecer responsabilidades. Sin unos procedimientos claros, los registros paralelos acabarán reapareciendo.

biPeek como núcleo adaptable de la sociedad

biPeek es el software propio de Onsite para la gestión de sociedades científicas. Permite centralizar información relacionada con socios, cuotas, facturación, eventos, formación, certificados y grupos de trabajo.

No tiene por qué sustituir todas las herramientas existentes. Puede convivir con soluciones especializadas, como un ERP, mediante los intercambios de datos, exportaciones e integraciones disponibles en cada proyecto. Además, al tratarse de una solución propia, puede configurarse y evolucionar para responder a las necesidades de cada organización

¿Tu sociedad sigue trabajando con datos repartidos entre diferentes herramientas? En Onsite te ayudamos a analizar tus procesos y a reducir tareas manuales y construir un ecosistema tecnológico más ordenado, seguro y preparado para crecer.