La perspectiva de nuestro cliente en eventos online: Tu papel como secretaría técnica

23 Jun 2021

La Secretaría Técnica de un congreso o un evento abarca todos los preparativos para que el desarrollo del mismo sea todo un éxito. Se trata por tanto, de la piedra angular sobre la que pivotan y se desarrollan todas las operaciones logísticas que genera el congreso/evento, así como también las actividades paralelas del mismo.

Volvamos la vista atrás en el tiempo, hasta el fatídico marzo de 2020: todos tus ponentes preparados en estaciones de tren, aeropuertos, cogiendo sus transfers…todas tus cajas de secretaría listas, todos los materiales en la sede, los inscritos en marcha, los programas y toda la documentación impresa, incluso los trajes planchados y en su portatrajes, pero de repente, todo cambia

Nuestra vida profesional y personal, da un giro de 360º y somos conscientes que los eventos y congresos según los conocemos van a tardar mucho tiempo en volver.

EL PAPEL DE UNA EMPRESA DE EVENTOS COM SECRETARÍA TÉCNICA

El papel que debe desempeñar una empresa de organización de eventos como secretaría técnica va más allá de lo puramente técnico. Nuestra labor como secretaría técnica de dar esa calma a esa Sociedad o Asociación que ha visto sus planes truncados, trasladando un mensaje de tranquilidad a nuestro cliente, ganándonos su confianza para que todo siga adelante, solo que de diferente forma.

No había otra opción:  Si se quería seguir prestando servicio, debíamos de trasladar nuestro trabajo a las plataformas digitales y cambiar esas interacciones sociales por interacciones online a través de la pantalla de nuestro ordenador.

En primera instancia, muchos clientes se sintieron reacios al cambio, incluso otras empresas del sector tenían la esperanza a que pronto volvería todo a la “antigua normalidad”. Esto es algo que puede ocurrir cuando te fuerzan a cambiar algo de manera involuntaria, pero finalmente así tuvo que ser porque había asuntos que no podían demorarse más: por ejemplo, la formación de los profesionales de campos en constante aprendizaje y de vital importancia, como por ejemplo la medicina. 

 

plataforma eventos híbridos

 

Cambiar el modelo formativo a través de la plataforma de congresos online suponía un cambio radical en nuestra forma de trabajar como secretaría técnica y en la de nuestros clientes. La única manera de hacerlo era ofrecerte nuestra mano para enseñarte que todo es posible y que con la plataforma de congresos OnSite se abrían nuevas oportunidades para seguir con tu actividad, incluso mejorándola: Ampliación del poder de convocatoria, abriéndonos a un público internacional; reducción en los procesos de producción; abaratamiento de costes para nuestros clientes…

Ha llovido mucho desde marzo de 2020. Lo que era una situación extraordinaria ha pasado a ser el contexto habitual, los eventos y congresos, ya difícilmente se van a concebir únicamente desde la perspectiva del presencial. Los eventos híbridos se van imponiendo como el estándar para la celebración de cualquier congreso o evento. Entramos en una época en la que disponer de una plataforma de congresos online es más que una ventaja competitiva, es una necesidad para no quedarte en fuera de juego al menor contratiempo.

Si todavía no te has decidido, o quizá si lo has hecho pero no estás convencido del resultado 100%, no lo dudes, nosotros te asesoramos y te damos la mejor opción para la continuidad de tus servicios y la satisfacción de tu cliente.