{"id":352,"date":"2023-02-27T10:40:55","date_gmt":"2023-02-27T10:40:55","guid":{"rendered":"https:\/\/onsitevents.com\/?post_type=blog&p=352"},"modified":"2023-11-15T12:37:18","modified_gmt":"2023-11-15T12:37:18","slug":"claves-para-pasar-de-un-evento-presencial-a-un-evento-online","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/onsitevents.com\/en\/blog\/claves-para-pasar-de-un-evento-presencial-a-un-evento-online\/","title":{"rendered":"Claves para pasar de un evento presencial a un evento online"},"content":{"rendered":"

La historia se repite, por tercera vez en menos de 2 a\u00f1os, la pandemia obliga a cancelar o aplazar eventos<\/strong> con casi todo cerrado a falta de semanas para su celebraci\u00f3n. As\u00ed que el evento online<\/strong> es la \u00fanica tabla de salvaci\u00f3n posible para el sector MICE, al menos en el primer trimestre del a\u00f1o 2022.<\/p>\n

La situaci\u00f3n es parecida, pero para nada igual a la que vivimos en marzo de 2020: Ahora tenemos muy claro que el evento online es m\u00e1s que un recurso<\/strong> para cubrir un imprevisto, es un nuevo enfoque que nos permite trabajar con garant\u00edas en un sector que qued\u00f3 muy tocado en esa primera ola de la pandemia.<\/p>\n

Tambi\u00e9n todos los actores, empresas del sector, clientes y p\u00fablico,<\/strong> tenemos m\u00e1s experiencia (las empresas) o est\u00e1n m\u00e1s acostumbrados (clientes y p\u00fablico) a la din\u00e1mica que implica en todos sus \u00e1mbitos un evento online.<\/p>\n

En cualquier caso, el hecho de que no puedas llevar a cabo tu evento presencial<\/strong> cuando lo tienes todo preparado es s\u00ed o s\u00ed algo negativo, pero puede serlo en mayor o menor medida dependiendo de como hayas organizado tu evento previamente.<\/p>\n

Es muy diferente transformar tu evento presencial en evento virtual<\/strong> desde cero, es decir, cuando no cuentas con la posibilidad de que de la noche a la ma\u00f1ana tu evento presencial deba ser cancelado, que, por el contrario, tu evento tenga ya una configuraci\u00f3n h\u00edbrida y disponga al menos de los recursos t\u00e9cnicos (streaming y plataforma virtual de eventos)<\/strong> y humanos (personal especializado en eventos virtuales o h\u00edbridos) para que ese tr\u00e1nsito de lo presencial a lo virtual sea lo menos “traum\u00e1tico” posible.<\/p>\n

\"monitor<\/p>\n

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La premisa b\u00e1sica ser\u00e1 entonces que pienses siempre en la cancelaci\u00f3n de la parte presencial como una posibilidad real en cuanto empieces a planificar cualquier evento. De esta forma, el enfoque del evento desde el principio se encontrar\u00e1 en el entorno del evento h\u00edbrido<\/strong><\/a>, no solo por los recursos t\u00e9cnicos que tendr\u00e1s a tu alcance, si no porque contar\u00e1s con un “plan b” para cada una de las partes de evento.<\/p>\n

Teniendo siempre en cuenta que no podemos plantear de igual manera un evento virtual que un evento presencial, te vamos explicar paso a paso, las claves para pasar de un evento presencial a un evento online.<\/p>\n

1. Revisi\u00f3n del tema principal<\/strong><\/h2>\n

En primer lugar, puede suceder que el tema o lema del evento\/congreso pierda parte de su significado o su comprensi\u00f3n o percepci\u00f3n verse alteradas si pasamos de un evento presencial a uno online. Simplemente, recomendamos dar una vuelta al mismo teniendo en cuenta esta perspectiva, para que luego, llegado el caso, siga teniendo sentido.<\/p>\n

2. Tipos de sesiones o intervenciones<\/strong><\/h2>\n

En un evento, jornada o congreso puede haber uno o varios tipos de intervenciones: unidireccionales, bidireccionales, o ambas en com\u00fan (explicaci\u00f3n\/presentaci\u00f3n + debate).
\nEs fundamental contar con una herramienta o software de eventos virtuales que nos permita resolver todas las casu\u00edsticas que se dan en los eventos formativos y que permita a los asistentes vivir una experiencia de usuario lo m\u00e1s gratificante posible.<\/p>\n

Veamos algunos ejemplos:<\/strong><\/p>\n

CONFERENCIAS<\/strong><\/h3>\n

Entendemos por conferencia a una sesi\u00f3n con uno o varios ponentes (hablando del mismo tema\/proyecto), en la que una vez concluida la intervenci\u00f3n del ponente comienza un turno de preguntas. Para este caso es necesario disponer de una plataforma que integre un chat online para que los asistentes puedan preguntar y ser respondidos. La figura de un moderador que pueda filtrar las preguntas tambi\u00e9n es indispensable.<\/p>\n

Las comunicaciones orales, breves intervenciones de 6-7 minutos que desembocan en un debate y que suelen formar parte de un congreso, tambi\u00e9n deben ser tratadas de la misma manera.<\/p>\n

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\"mujer<\/p>\n

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MESA REDONDA<\/strong><\/h3>\n

Se trata de un tipo de sesi\u00f3n en el que varias personas o ponentes debaten sobre un tema en concreto<\/strong>, y en el que, transcurrido un tiempo de debate, los asistentes pueden participar con preguntas o reflexiones. En ocasiones, en este tipo de formatos se busca la interacci\u00f3n de los asistentes mediante preguntas y respuestas en tiempo real, debemos de valorar siempre poder ofrecer esta opci\u00f3n a nuestros clientes.<\/p>\n

En una mesa redonda podemos proponer que, bien se de entrada a los participantes por chat, de la misma forma que lo har\u00edan en una conferencia, o bien formular la pregunta con audio o incluso con v\u00eddeo. Las 2 alternativas son v\u00e1lidas, la diferencia es que en la primera opci\u00f3n otorgamos mayor importancia a los ponentes f<\/strong>avoreciendo adem\u00e1s la fluidez y rapidez del evento; con la segunda, conseguimos m\u00e1s cercan\u00eda<\/strong> y mejoramos la experiencia de participaci\u00f3n de los asistentes.<\/p>\n

Seguiremos necesitando un moderador para ver qui\u00e9n “levanta la mano” y poder introducirlo virtualmente en la sala de emisi\u00f3n.<\/p>\n

CURSOS O TALLERES<\/strong><\/h3>\n

Un curso-taller es un evento en el cual una o varias personas dan una formaci\u00f3n (pr\u00e1ctica) a un n\u00famero reducido de asistentes (20-25 como mucho), fomentando la interacci\u00f3n para que se asimilen bien los conceptos explicados. Son sesiones donde la interacci\u00f3n es muy importante y donde habitualmente tanto ponentes como asistentes tienen una relaci\u00f3n mucho mas cercana.<\/p>\n

E-P\u00d3STERES<\/strong><\/h3>\n

Los e-p\u00f3sters<\/a> son diapositivas normalmente en formato vertical en las que se explica un trabajo (habitualmente cient\u00edfico o t\u00e9cnico) sobre una tem\u00e1tica concreta. La funcionalidad de este recurso es doble: Por una parte, meramente informativa, pero tambi\u00e9n podemos interactuar con el autor de las mismas pregut\u00e1ndole lo que queremos sobre su trabajo.<\/p>\n

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\"e-p\u00f3ster<\/p>\n

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Aqu\u00ed la secuencia hacia al entorno virtual<\/strong> se hace de forma muy sencilla presentando la imagen del e-p\u00f3ster dentro de la plataforma de eventos virtuales y manteniendo la funcionalidad de contacto con el autor, bien por correo electr\u00f3nico o bien por un chat integrado en el mismo software.<\/p>\n

En ocasiones, tambi\u00e9n hay votaciones sobre cu\u00e1l es el mejor e-p\u00f3ster del congreso, estas votaciones podr\u00e1n hacerse desde la propia plataforma de gesti\u00f3n de eventos<\/strong><\/a>. Tambi\u00e9n podremos incluir archivos de audio y v\u00eddeo asociados a los E-p\u00f3ster para dotar de mayor dinamismo y mayor carga cient\u00edfica a \u00e9stas comunicaciones.<\/p>\n

3. Reestructuraci\u00f3n del programa cient\u00edfico-t\u00e9cnico<\/strong><\/h2>\n

En un congreso cient\u00edfico-t\u00e9cnico pueden darse una serie de circunstancias que debemos revisar a la hora de adaptarlas al entorno online y en OnSite ofrecemos un software adaptado 100% a la realizaci\u00f3n de congresos en el \u00e1mbito virtual. Nuestra aplicaci\u00f3n est\u00e1 pensada e ideada para que puedas realizar un evento formativo con las mismas garant\u00edas que si fuese presencial totalmente presencial.<\/p>\n

Duraci\u00f3n del evento<\/strong><\/h3>\n

En cuanto a la duraci\u00f3n del evento si que debemos tratarlo de forma muy diferente si el evento es virtual.<\/p>\n

La regla general es que en un evento online es mejor contar con m\u00e1s d\u00edas y menos horas por d\u00eda. En un evento virtual la curva de asistencia es claramente descendente a medida que pasan las horas. La recomendaci\u00f3n es que no haya m\u00e1s de 3 horas de emisi\u00f3n de directos al d\u00eda.<\/p>\n

Directo o diferido<\/strong><\/h3>\n

Debemos contar tambi\u00e9n con la posibilidad de hacer un falso directo,<\/strong> una sesi\u00f3n grabada que se emite a una hora concreta y que se muestra en el programa. Al programar sesiones o ponencias en falso directo, podemos incluir tambi\u00e9n la alternativa de que el ponente entre en directo para contestar preguntas v\u00eda chat al finalizar la sesi\u00f3n. De esta forma se proporciona una sensaci\u00f3n de directo total de cara al asistente y conseguimos evitar posibles riesgos de fallos de conexi\u00f3n o similares.<\/p>\n

Contamos tambi\u00e9n con que cualquiera de las sesiones quedar\u00e1 disponible en diferido<\/strong> y bajo demanda dentro de la plataforma para que los asistentes puedan visualizarla durante el tiempo que consideremos necesario o que tengamos abierto el congreso virtual.<\/p>\n

Adem\u00e1s, tambi\u00e9n podremos combinar el directo (o falso directo) con diferido: bien antes, o despu\u00e9s del evento.<\/p>\n

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\"4<\/p>\n

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Traducci\u00f3n simult\u00e1nea<\/strong><\/h3>\n

La traducci\u00f3n simult\u00e1nea de un congreso o jornada es un elemento de gran importancia. Desde OnSite ofrecemos diferentes soluciones para poder emitir tus eventos en streaming<\/strong><\/a> en diferentes idiomas.<\/p>\n

Tenemos varias opciones<\/strong>:<\/p>\n