Claves para pasar de un evento presencial a un evento online

3 Feb 2022

La historia se repite, por tercera vez en menos de 2 años, la pandemia obliga a cancelar o aplazar eventos con casi todo cerrado a falta de semanas para su celebración. Así que el evento online es la única tabla de salvación posible para el sector MICE, al menos en el primer trimestre del año 2022.

La situación es parecida, pero para nada igual a la que vivimos en marzo de 2020: Ahora tenemos muy claro que el evento online es más que un recurso para cubrir un imprevisto, es un nuevo enfoque que nos permite trabajar con garantías en un sector que quedó muy tocado en esa primera ola de la pandemia.

También todos los actores, empresas del sector, clientes y público, tenemos más experiencia (las empresas) o están más acostumbrados (clientes y público) a la dinámica que implica en todos sus ámbitos un evento online.

En cualquier caso, el hecho de que no puedas llevar a cabo tu evento presencial cuando lo tienes todo preparado es sí o sí algo negativo, pero puede serlo en mayor o menor medida dependiendo de como hayas organizado tu evento previamente.

Es muy diferente transformar tu evento presencial en evento virtual desde cero, es decir, cuando no cuentas con la posibilidad de que de la noche a la mañana tu evento presencial deba ser cancelado, que, por el contrario, tu evento tenga ya una configuración híbrida y disponga al menos de los recursos técnicos (streaming y plataforma virtual de eventos) y humanos (personal especializado en eventos virtuales o híbridos) para que ese tránsito de lo presencial a lo virtual sea lo menos «traumático» posible.

monitor de portátil para evento virtual

 

 

La premisa básica será entonces que pienses siempre en la cancelación de la parte presencial como una posibilidad real en cuanto empieces a planificar cualquier evento. De esta forma, el enfoque del evento desde el principio se encontrará en el entorno del evento híbrido, no solo por los recursos técnicos que tendrás a tu alcance, si no porque contarás con un «plan b» para cada una de las partes de evento.

Teniendo siempre en cuenta que no podemos plantear de igual manera un evento virtual que un evento presencial, te vamos explicar paso a paso, las claves para pasar de un evento presencial a un evento online.

1. Revisión del tema principal
En primer lugar, puede suceder que el tema o lema del evento/congreso pierda parte de su significado o su comprensión o percepción verse alteradas si pasamos de un evento presencial a uno online. Simplemente, recomendamos dar una vuelta al mismo teniendo en cuenta esta perspectiva, para que luego, llegado el caso, siga teniendo sentido.

2. Tipos de sesiones o intervenciones
En un evento, jornada o congreso puede haber uno o varios tipos de intervenciones: unidireccionales, bidireccionales, o ambas en común (explicación/presentación + debate).
Es fundamental contar con una herramienta o software de eventos virtuales que nos permita resolver todas las casuísticas que se dan en los eventos formativos y que permita a los asistentes vivir una experiencia de usuario lo más gratificante posible.

Veamos algunos ejemplos:

CONFERENCIAS
Entendemos por conferencia a una sesión con uno o varios ponentes (hablando del mismo tema/proyecto), en la que una vez concluida la intervención del ponente comienza un turno de preguntas. Para este caso es necesario disponer de una plataforma que integre un chat online para que los asistentes puedan preguntar y ser respondidos. La figura de un moderador que pueda filtrar las preguntas también es indispensable.

Las comunicaciones orales, breves intervenciones de 6-7 minutos que desembocan en un debate y que suelen formar parte de un congreso, también deben ser tratadas de la misma manera.

 

mujer dando una conferencia online

 

MESA REDONDA
Se trata de un tipo de sesión en el que varias personas o ponentes debaten sobre un tema en concreto, y en el que, transcurrido un tiempo de debate, los asistentes pueden participar con preguntas o reflexiones. En ocasiones, en este tipo de formatos se busca la interacción de los asistentes mediante preguntas y respuestas en tiempo real, debemos de valorar siempre poder ofrecer esta opción a nuestros clientes.

En una mesa redonda podemos proponer que, bien se de entrada a los participantes por chat, de la misma forma que lo harían en una conferencia, o bien formular la pregunta con audio o incluso con vídeo. Las 2 alternativas son válidas, la diferencia es que en la primera opción otorgamos mayor importancia a los ponentes favoreciendo además la fluidez y rapidez del evento; con la segunda, conseguimos más cercanía y mejoramos la experiencia de participación de los asistentes.

Seguiremos necesitando un moderador para ver quién «levanta la mano» y poder introducirlo virtualmente en la sala de emisión.

CURSOS O TALLERES
Un curso-taller es un evento en el cual una o varias personas dan una formación (práctica) a un número reducido de asistentes (20-25 como mucho), fomentando la interacción para que se asimilen bien los conceptos explicados. Son sesiones donde la interacción es muy importante y donde habitualmente tanto ponentes como asistentes tienen una relación mucho mas cercana.

E-PÓSTERES
Los e-pósters son diapositivas normalmente en formato vertical en las que se explica un trabajo (habitualmente científico o técnico) sobre una temática concreta. La funcionalidad de este recurso es doble: Por una parte, meramente informativa, pero también podemos interactuar con el autor de las mismas pregutándole lo que queremos sobre su trabajo.

 

e-póster en plataforma virtual de congresos

 

Aquí la secuencia hacia al entorno virtual se hace de forma muy sencilla presentando la imagen del e-póster dentro de la plataforma de eventos virtuales y manteniendo la funcionalidad de contacto con el autor, bien por correo electrónico o bien por un chat integrado en el mismo software.

En ocasiones, también hay votaciones sobre cuál es el mejor e-póster del congreso, estas votaciones podrán hacerse desde la propia plataforma de gestión de eventos. También podremos incluir archivos de audio y vídeo asociados a los E-póster para dotar de mayor dinamismo y mayor carga científica a éstas comunicaciones.

3. Reestructuración del programa científico-técnico

En un congreso científico-técnico pueden darse una serie de circunstancias que debemos revisar a la hora de adaptarlas al entorno online y en OnSite ofrecemos un software adaptado 100% a la realización de congresos en el ámbito virtual. Nuestra aplicación está pensada e ideada para que puedas realizar un evento formativo con las mismas garantías que si fuese presencial totalmente presencial.

Duración del evento
En cuanto a la duración del evento si que debemos tratarlo de forma muy diferente si el evento es virtual.

La regla general es que en un evento online es mejor contar con más días y menos horas por día. En un evento virtual la curva de asistencia es claramente descendente a medida que pasan las horas. La recomendación es que no haya más de 3 horas de emisión de directos al día.

Directo o diferido.
Debemos contar también con la posibilidad de hacer un falso directo, una sesión grabada que se emite a una hora concreta y que se muestra en el programa. Al programar sesiones o ponencias en falso directo, podemos incluir también la alternativa de que el ponente entre en directo para contestar preguntas vía chat al finalizar la sesión. De esta forma se proporciona una sensación de directo total de cara al asistente y conseguimos evitar posibles riesgos de fallos de conexión o similares.

Contamos también con que cualquiera de las sesiones quedará disponible en diferido y bajo demanda dentro de la plataforma para que los asistentes puedan visualizarla durante el tiempo que consideremos necesario o que tengamos abierto el congreso virtual.

Además, también podremos combinar el directo (o falso directo) con diferido: bien antes, o después del evento.

 

4 personas delante de un Photocall en las jornadas de un evento online

 

Traducción simultánea
La traducción simultánea de un congreso o jornada es un elemento de gran importancia. Desde OnSite ofrecemos diferentes soluciones para poder emitir tus eventos en streaming en diferentes idiomas.

Tenemos varias opciones:

· Contar con los interpretes de manera presencial en el evento (en caso de eventos híbridos). También tenemos la opción de trabajar con los interpretes de manera remota (contratando un HUB profesional). A posteriori, capturamos estas señales y emitimos cuantos canales de traducción tengamos en nuestro evento.

· Otra opción más económica (y no menos atractiva) que también ofrecemos es la integración de subtítulos en tiempo real (con inteligencia artificial o mediante interpretes que transcriben en tiempo real los contenidos del evento).

Todas las opciones están disponibles y son nuestros clientes los que ,dependiendo de su presupuesto, y de la tipología de evento que quieren plantear los que toman la decisión de que es más conveniente contratar.

Fomento de la participación de los asistentes
La participación de los asistentes es uno de los factores que podemos potenciar si nuestro evento es online o híbrido. En la plataforma de eventos virtuales de onsite tenemos diferentes elementos para fomentar la participación.

· Mediante la interacción durante las sesiones (foro, chat, preguntas, votaciones).
· Mediante votaciones sobre calidad de las sesiones (ponencias, comunicaciones, e-pósteres).
· Mediante el Networking: Nuestra plataforma de gestión de eventos está preparada para poder solicitar y llevar a cabo reuniones «one to one» habituales en ferias o congresos.

Pruebas con ponentes y moderadores
En OnSite el trato con los ponentes es uno de nuestros puntos fuertes. Hacemos que se sientan cómodos y sobretodo acompañados en todo el proceso. Enviamos una carta donde ellos mismos reservan día y hora para hacer las pruebas oportunas, uno de nuestros técnicos realizará toda la formación necesaria para que no tengamos ningún error en el directo.

Con los moderadores lo mismo ya que serán una figura fundamental en cualquier evento online.

Moderador
La figura del moderador se ha de mantener en el caso de que nos veamos obligados a pasar de un evento presencial a un evento online. Más bien al contrario, su papel sigue siendo muy importante tanto para dar paso a las diferentes partes del evento, como para ejercer de filtro para todas las preguntas de los asistentes.

 

imagen de grafismo en congreso virtual

 

Generación de contenidos, grafismos y streaming
Es muy importante para dar una imagen lo más profesional posible, que además de contar con una plataforma que ofrezca suficientes garantías para que nuestros asistentes tenga una buena experiencia de usuario, generar unos contenidos gráficos de calidad y adaptados a las necesidades de nuestro evento y sobre todo que el streaming lo hagamos con un software y un equipo profesional y con experiencia.

El evento va a transcurrir dentro de un monitor, el «terreno de juego» ya no será ese espacio espectacular que teníamos reservado, pero hemos de tratar igualmente que los asistentes tengan la mejor experiencia posible dentro de las nuevas condiciones. Esto significa que:

· El diseño de todo el material gráfico que se vea en pantalla sea de calidad. No vale cualquier presentación: tipografías, maquetación, titulares, destacacados, desarrolo de iconos, grafismo en general…todo debe estar diseñado con armonía y coherencia.
· La realización de vídeo sea producto de un equipo profesional, tanto el equipo humano como el equipo técnico.
· La retransmisión del streaming sea fluida, sin fallos, ni interrupciones. Aquí nos vale lo mismo que en el apartado anterior, esto es solo posible si el software, el equipo técnico son profesionales y el equipo humano es experto

Ya hemos repasado todos los puntos que tenemos que revisar cuándo las circunstancias nos obligan a pasar del evento presencial al evento virtual. Como hemos comentado anteriormente, lo ideal es contar con que este hecho es factible, antes de comenzar a planificar nuestro evento. También tener disponible el acceso a los recursos técnicos necesarios para retransmitir en streaming, y como no, contar con una plataforma de eventos virtual con las funcionalidades necesarias para que ese proceso transcurra de la forma más natural posible.