10 ideas para mejorar tu evento virtual

23 Dic 2021

En los últimos tiempos, por las razones que todos sabemos, los eventos virtuales se han convertido en la opción más viable para empresas, asociaciones e instituciones para celebrar sus eventos, formaciones, reuniones e incluso conciertos.

Sabemos que un evento online no es lo mismo que uno presencial, pero la tecnología está para ayudarnos y reducir esa distancia entre lo real y lo virtual al mínimo. Por ello, te presentamos nuestra recopilación de las 10 ideas indispensables para mejorar tu evento virtual.

 

1. Elige el formato adecuado

Al igual que los eventos presenciales, los digitales nos permiten realizar diferentes tipos de intervenciones por parte de los participantes. Desde ponencias con un solo interlocutor, un panel de expertos, entrevistas, preguntas y respuestas, presentación de productos, etc.

Cada formato permite una interacción entre los participantes distinta y todos son válidos a priori, dependerá del objetivo del evento. Debemos saber qué tipo de intervenciones formarán parte de nuestro evento para adecuar las necesidades comunicativas y cumplir nuestros objetivos.

 

formato evento online

 

2. Sesiones cortas

Tener una reunión presencial en un sitio específicamente habilitado para ello no es lo mismo que hacerla desde casa, y más cuando cada uno de los miembros está solo.

Para facilitar, aligerar y evitar distracciones de los participantes es recomendable que las sesiones del evento digital sean cortas, con una duración máxima de dos horas: Lo bueno, si breve, dos veces bueno.

 

presentación evento online

 

3. Gamificación

La gamificación es una herramienta de aprendizaje con la que los participantes de tu evento no sólo tendrán la oportunidad de repasar lo que han aprendido, sino de hacerlo de una manera entretenida.

Juegos como trivial, acertijos, de memoria o incluso animaciones en 3D convertirán tu evento en la perfecta combinación de divertido, interactivo y educativo. En definitiva, en evento memorable.

 

4. Apoyo audiovisual

Como en cualquier conferencia, facilitar la comprensión y atención del oyente es fundamental. En el caso de los eventos digitales, más todavía, porque desde casa las distracciones pueden ser mayores.

Así, poder contar con un vídeo, presentación, fotografía o cualquier otro tipo de apoyo audiovisual nos ayudará a dinamizar la exposición, mantener la atención del público y facilitar una comprensión fluida.

 

jornada formación online

 

5. Actividades para antes y después

Un evento es, podríamos decir, un acontecimiento especial y, por ello, hay que «preparar el terreno» para que los participantes tengan la información y motivación necesaria antes asistir y así puedan disfrutar de la experiencia de la mejor forma posible.

Ofrecer la oportunidad de que los asistentes conozcan a los ponentes y/o diferentes participantes, horarios y actividades les permitirá decidir, por ejemplo, si quieren asistir a todo el evento o no, o solo a ciertas actividades.

Del mismo modo, tras su finalización, permitir que los asistentes se lleven un recuerdo de los mejores momentos del evento o incluso que puedan volver a ver las ponencias más adelante, generará nuevas oportunidades de contacto.

 

6. Fomenta el networking

Uno de los principales motivos por los que la gente acude a los eventos presenciales es la oportunidad de relacionarse y conocer a personas de su sector. Por ello es indispensable ofrecer una oportunidad para que este tipo de relaciones puedan darse también en el entorno online.

En los eventos online esto se puede producir mediante sesiones de preguntas y respuestas, la creación de hashtags propios en redes sociales, grupos exclusivos para que los miembros participantes interactúen, etc.

Si el evento incluye una feria virtual, como puede suceder en un congreso online, podemos incluso dar la posibilidad de cerrar citas online entre un expositor y un posible cliente interesado.

 

7. Plataforma de streaming adecuada

Internet es nuestro nuevo «espacio para eventos» y tiene que estar a la altura. Debemos elegir una plataforma de streaming o transmisión en vivo que soporte sin problemas los diferentes tipos de actividades, así como la interacción entre los usuarios o la división de pantalla sin interrupciones o retrasos.

 

 

 

8. Campaña de marketing y recordatorios

Como en cualquier otro evento, la publicidad es esencial. En los eventos online, obtener los datos de los participantes es sencillo y el e-mail marketing será una herramienta indispensable para establecer una vía de de comunicación permanente con los asistentes más allá de lo que necesites de cara al propio evento.

Antes de la celebración del evento es importante enviar recordatorios para asegurarnos la máxima asistencia posible. Una vez finalizado el mismo, también es muy recomendable enviar los highlights de los mejores momentos o encuestas de satisfacción.

 

9. Producción audiovisual de calidad

La calidad de la imagen, el vídeo y el sonido es fundamental para el éxito de tu evento digital.

Todos los factores son importantes: La iluminación del espacio o escenario de los ponentes, empleo de micrófonos que permitan que que la voz se escuche con claridad, asegurarnos de evitar las interrupciones externas, emplear cámaras con buena calidad (no necesariamente con varios operadores, podemos usar cámaras robotizadas) y por supuesto, una conexión a Internet estable.

 

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10. Prever lo imprevisible

Nadie esta a salvó de cometer un error y pueden suceder imprevistos en cualquier momento y más cuando nuestro evento pretende unir a muchas personas que se encuentran individualmente en sus casas u oficinas.

Como en todo, la prevención es el mejor recurso: Debemos hacer pruebas y asegurarnos que todas las conexiones funcionan, que todos los vídeos se pueden reproducir, que la calidad de la imagen y del sonido es buena, etc.

Puede que la situación actual no sea la mejor para reunir a grandes grupos de personas, así que disponer de las soluciones tecnológicas adecuadas para implementar un evento online es la clave para que cualquier evento digital cumpla las expectativas. En estos tiempos en los que garantizar la viabilidad de un evento presencial a medio y largo plazo no está al alcance de nadie, estas 10 ideas para mejorar tu evento virtual seguro que son una buena guia antes planificar tu propio evento.  En OnSite, disponemos de todo lo necesario para hacer de tu evento digital un evento memorable.